Vertriebsmitarbeitende kennen dieses Szenario: Eine Kundenanfrage geht ein und die gesamte Vertriebsmannschaft ist gefordert. Läuft der Angebotsprozess nicht rund, so verlieren Unternehmen wertvolle Zeit. Die Mitarbeitenden sind frustriert, da Prozesse ineffizient sind, der Kunde ist unzufrieden, da er lange auf das Angebot warten muss. Schlimmer noch, wenn die Konkurrenz schneller ist. Der Angebotsprozess kann das Geschäftsergebnis wesentlich beeinträchtigen. Umso wichtiger ist es, dass der Angebotsprozess von der Anfrage durch den Kunden bis zum Versand durch das Unternehmen reibungslos abläuft.
Im Rahmen der Angebotserstellung gibt es 5 typische Problemfelder und eine Antwort: der Einsatz von Configure-Price-Quote Software wie z.B. SAP CPQ
1. Fehlendes Wissen
Für die genaue Angebotserstellung ist es wichtig, dass der Vertriebsmitarbeitende genau weiß, wie Produkte kombinierbar sind, welche Preise greifen und welche Rabatte er geben kann. Dieses Wissen muss jederzeit verfügbar und aktuell sein. Das heißt der Zugriff auf aktuelle Dokumente mit Informationen zu Vorgaben, Preisen, Typenbeschreibungen und Konfigurationen muss für alle jederzeit gewährleistet sein.
2. Fehler bei der Angebotserstellung
Ein fehlerhaftes Angebot führt zu Verwirrung beim Kunden. Wenn z.B. Typenbeschreibungen, Konfigurationen, Rabatte und Margen manuell zusammengeschrieben und aus Excel-Listen übernommen werden, kommt es vor allem bei komplexen Produkten schnell zu Fehlern im Angebot. Diese können dazu führen, dass Kunden eine falsche Rechnung erhalten, ungenaue Informationen vorliegen haben oder zusätzliche Zeit in die Korrektur des Angebots investiert werden muss. Das wirkt unprofessionell, führt zu Frustration beim Kunden und den Mitarbeitenden und ist Gift für das Kundenerlebnis.
3. Langwieriger und zeitraubender Angebotsprozess
Oftmals braucht es zahllose E-Mails und Telefonate zur Abstimmung, bis ein Angebot endlich an den Kunden verschickt werden kann. Abteilungsübergreifende Abstimmungen und Genehmigung von z.B. Rabatten können zeitaufwändig sein. Das Angebot bleibt so oftmals mehrere Tage liegen und landet erst mit Verspätung beim Kunden. Ein langwieriger Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zählt zu den häufigsten Problemen, mit denen sich Vertriebsmitarbeitende bei der Angebotserstellung konfrontiert sehen.
4. Verpasste Verkaufschancen
Wenn die Angebotserstellung langwierig und zeitraubend ist, bleibt dem Verkaufsteam wenig Zeit, sich um Upselling- und Cross-Selling-Gelegenheiten bei bestehenden Kunden zu konzentrieren. So verpassen Unternehmen wichtige Verkaufschancen. Ein schnellerer Angebotsprozess führt zu mehr Angeboten und damit verbesserten Auftragschancen für das Unternehmen.
5. Zu hohe Rabatte
Übermäßige Rabatte sind ein häufiges Problem für Vertriebsteams, die nicht über ein automatisiertes System verfügen, um Berechnungen basierend auf Kundenprofilen vorzunehmen, oder die keine klaren Regeln im Hinblick auf Rabattbeschränkungen haben.
